大阪府港湾協会会員メールアドレス168件が流出。原因はやっぱりあれだった

大阪府は、新型コロナウイルス関係の通知メールにおいて「Bcc」欄にアドレスを入力すべきところ、「宛先」欄に入力し、一斉送信を行ったミスがあり、大阪府港湾協会会員のメールアドレスが流出したことを公表しました。

大阪府港湾協会会員メールアドレス168件が流出。原因はやっぱりあれだった

大阪府によれば、5月27日19時前に緊急事態宣言区域の解除にともなう対応について、港湾局が大阪府港湾協会会員にメールで案内を行った際、送信ミスが発生したとのこと。

送信先のメールアドレス168件をBccへ入れるべきところを、誤ってToに入力してしまったため、受信者間でメールアドレスが閲覧できる状態となった。

168件のうち、118件については個人を識別できるメールアドレスだったとのこと。

別の職員が送信ミスに気が付いて、上長に報告。

翌28日から29日にかけて、対象となる会員に謝罪するとともに、誤送信したメールの削除を依頼した。

流出の原因

流出の原因は以下の通り

・電子メールを送信する際、職員が「Bcc」欄にアドレスを入力すべきところを誤って「宛先」欄に入力した。
・送信前にアドレスの入力欄に誤りがないか複数人で確認を行うこととしていたが、徹底されていなかった。

流出の原因はやっぱりというBccに入れるところを間違ってToに入れてしまった、でした。

また、複数人チェックのフローになっていたようですが、実際のところはしてなかったようです。

擁護するわけではありませんが、複数人チェックのフローってされてないことが多いんじゃないですかね?

この手の対策はメールシステム導入するのが一番手っ取り早いと思います。

メールのシステム化は以下のサービスが参考になると思います。

お名前.com メールマーケティング

お名前.com メールマーケティングには、誤配信防止機能があって、作業者の配信設定を承認者がチェック後に配信することで、誤配信を防ぐことができるようになっています。
チェック機能には
・配信前に「承認者」の配信対象チェック
・配信前に「承認者」のメール文面チェック
・配信前に「承認者」の配信日時のチェック
があります。

通常のメール配信機能はもちろん、メールの配信先となる顧客属性の設定や配信後の効果測定、定型メールを指定のタイミングで自動配信する「ステップメール機能」といった、製品名どおりメールマーケティングに必要な機能も備えています。

そのため、「誤配信防止のためだけ」ではなく、マーケティングにも利用できるので、導入しやすいのではないかと思います。

これらの機能は1つの管理画面で利用できるので、作業負担を抑えながら配信目的や顧客属性に応じた効果的なメール配信を実現でき、サービスや商品の売上につなげることができます。

料金も企業だけでなく、自治体や教育関連、個人まで幅広く使える料金設定になっているので、とりあえずということでも始められるところがおすすめです。

ブラストメール(旧ブレインメール)

ブラストメールは9年連続顧客導入数シェア No.1のメール配信サービス。

約20年にわたってメール配信サービスを提供してきた実績があります。

ブラストメールの特徴は、はじめての人でも“かんたんに”メール配信できることを追求して開発されたサービスなので、マニュアルを読まなくても直感的に理解できるようにできています。

トライアルの7日間は一切料金がかからず、通常サービスと同じ機能を試せます。また、7日間終了後は自動で料金が発生することもないので安心してトライアルできます。

WiLL Mail

ウィルメール(WiLL Mail)は、4年連続のアワード受賞、2018年時点で3年連続の業界売上成長率第一位と2014年のサービス提供開始以来、急成長を遂げているメール配信サービスです。

メールサービスの中ではめずらしく、使った分だけ支払いが可能な「従量制課金」プランに対応しているので、1ヶ月契約でいつでも契約プランを変更・解約ができます。

よって、使い方次第で大幅なコストダウンも実現できます。

導入ご検討用に、無料トライアルアカウントが約2週間使い放題。

大手企業からも好評のHTMLメール作成ツールなど、標準機能を全て試すことができます。

メール商人

メール商人はメールマーケティングを実践するのに必要な機能をオールインワンで備えたメール配信システム。

『メール配信・ステップメール・入力フォーム』の基本機能を中心に、一括予約配信、セグメントメール、パーソナライズメール、HTMLメール、メール配信後の効果測定、CRM機能、お誕生日・記念日メールなど、メールマーケティングを実践する上で必要な機能をほとんど備えています。

コメント